Belge Yönetimi
Gelişen üretim teknikleri piyasalara mal ve hizmet arzında büyük bir artış
meydana getirdi. Artan bu ekonomik hareketlilik iki önemli sonuç doğurdu.
Olağanüstü boyutlarda küresel rekabet ve hızla azalan dünya kaynakları. Geçmişte
kaynaklar bol ve ucuzdu, buna karşılık üretim son derece cılızdı ve ne
üretilirse rahatça müşteri buluyordu. Gelinen bu noktada şartlar, şirketleri
çevreye olabildiğince az zarar vererek üretim yapmaya ve rakiplerden her konuda
daha hızlı olmaya zorlamaktadır. Çevreye verilen zararın farkında olan
tüketiciler ise yeşil teknolojiler kullanılarak üretilen mallara ve sunulan
hizmetlere daha fazla ilgi göstermektedirler.
Gerek çevreyi koruma, gerekse hızlı olma amaçları söz konusu olduğunda
elektronik belge yönetimi anahtar çözümlerden biri olarak karşımıza çıkıyor.
Geleneksel olarak kurumların ürettiği belgeler belli sistematikler doğrultusunda
dosyalanır, bu dosyalar dolaplara konur ve bu dolaplar depolarda istiflenir. Bu
yöntem, dosyalamaların fiziksel olarak tek bir tematik düzen içinde yapılmasına
olanak sağlamaktadır. Tematik düzen dışında bir arşiv taraması kabusa
dönebilmektedir. Aşırı kağıt tüketimi ile çevreye verilen zararın dışında,
tozlu, nemli ve pis ortamlarda çalışıyor olmak insan sağlığına zarar vermekte ve
saklanan dokümanlarında zaman içinde kullanılamaz hale gelmesine yol açmaktadır.
Yirminci yüzyılın ikinci yarısında kullanılmaya başlanılan mikrofilm teknolojisi
ise saklama hacmini küçültmesine rağmen benzer sorunlarla karşı karşıyadır.
Günümüzde artan bilgisayar kullanımı birçok belgenin orijinalinin zaten
elektronik olarak üretilmesini sağlamıştır. Başta çok avantajlı gibi görünen bu
durum ise yeni bir sorunun ortaya çıkmasına yol açmıştır. Çevreci yaklaşım
doğrultusunda, elektronik olarak üretilen belgeler ile haberleşmede kullanılan
e-postalar, kişisel bilgisayarlarda bireylerin kendi belirledikleri yöntemler
ile saklanarak ulaşılması güç ve karmaşık bir yapı oluşturulmaktadır.
Tüm bunların çözümü amaca yönelik bir belge yönetimi yazılımı kullanmaktır.
Campus Belge Yönetimi tüm bu sorunlara sistematik bir çözüm olarak geliştirildi.
- Belgeler, Campus Belge Yönetimine şu yöntemler ile eklenebilir;
- Word, Excel, Powerpoint, pdf, resim gibi herhangi bir Windows dosyası sürekle
bırak veya kes yapıştır tekniği ile
- Bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı, mikrofon, webcam, vb bir cihaz ile başka
bir ara yazılıma ihtiyaç olmaksızın otomatik olarak
- Bir faks sunucusu gibi dış kaynaklardan olarak dosya yüklenen sistemlerde
biriken belgeler otomatik olarak ü Bir belge birden fazla dosyadan oluşabilir.
- Eklenen bir dosya Campus veri sisteminin bir parçası haline gelir ve orijinali
bulunduğu yerden silinebilir. Dosyalar istenirse veritabanında, istenirse
Windows dosya sisteminde saklanır. Dosya sisteminin kullanılması halinde alt
dizin yapılandırması Campus tarafından otomatik olarak yapılır ve kullanıcının
bu konuda endişe etmesine gerek kalmaz.
- Eklenen dosyalar word, excel, okunabilir pdf, vb ise Campus bu dosyalar
üzerinde başka bir işleme gerek kalmaksızın metin araması yapabilir. Jpg ve
benzeri resim dosyaları ise istenirse Campus tarafından çözümlenerek (OCR)
bunlar üzerinde de metin araması yapılabilir. Campus dosyaların hem orijinal
halini hem de çözümlenmiş halini saklayabilir. Metin araması diğer Campus
modüllerine eklenmiş belgeleri de kapsar.
- Hiyerarşik belge düzenine elverişli Belge Ağacı yapılandırması;
- Tek tek eklenmiş belgeler hiyerarşik yapıdaki bir belge ağacının içine
yerleştirilebilir.
- Belge ağacının tanımlanması kullanıcıya kalmıştır.
- İstenildiği kadar iç içe kırılım yapılabilir.
- Bir daldaki kırılımın diğer dallar ile aynı olması şartı yoktur.
- Dallar gerektikçe yeniden düzenlenebilir.
- Birden fazla kurumun belge ağacı birbirlerinden bağımsız olarak aynı anda
takip edilebilir.
- Belge ağacı geleneksel dosya düzenindeki tematik yerleştirmeyi sağlar.
- Belgelere kullanıcı tarafından tanımlanabilir birçok etiket atanarak daha
ileri kategorizasyon sağlanabilir. Örneğin dili, menşei, tipi, yazarı, tarihi,
konusu, vb. Tüm bu kategorizasyona göre filtreleyip arama yapılabilir.
- Orijinal evraklar ayrıca saklanıyor ise saklandığı yer; birim, dolap, raf ve
dosya tanımlanabilir.
- Belgeler Campus CRM modülündeki sınırsız sayıda kişi ve kurum ile
ilişkilendirilebilir. Kurum veya kişi kartlarından bu belgelere erişim
sağlanabilir. Örneğin bir fotoğrafta on kişi yer alıyor ve bu fotoğrafta bu on
ayrı kişi de etiket olarak belirlenmiş ise, tüm kişilerin kartlarından arşivdeki
bu fotoğrafa erişilebilir.
- Kullanıcıların belgelere erişimleri belirlenen kriterlere göre kısıtlanabilir.
Hakkı uygun olmayan kişilerin belgelere erişimi engellenir.
- Sözleşme, kira kontratı, sigorta poliçesi, teminat mektubu gibi süreli
belgelere bitiş tarihi verilerek, süresi yaklaşınca istenilen kullanıcılara
uyarı verilmesi sağlanabilir.
Kurum içerisinde onay için dolaşan belgelerin elektronik olarak akıtılması
konusu için Campus İş Süreçleri Çözümlerini inceleyiniz.
Campus Belge Yönetimi her boydaki ve her sektördeki işletmeyi hedeflemektedir.
Tozdan, dağınıklıktan kurtulup, çevreci, ucuz ve işinize hız katacak bir
metodoloji istiyorsanız; Campus vazgeçilmez yardımcınız olacaktır.