İş Süreçleri Çözümleri
Kurumlar yaptıkları iş ne olursa olsun; bilgi üreten, toplayan, işleme tabi
tutan, kendi içinde akıtan ve değerlendiren yapılardır. Bilgi işlemlerinin
tamamı kuralları önceden belli olan süreçler içersinde yürütülür. Bu süreçlerin
kurum içindeki takibine İş Süreçleri Yönetimi ( Business Process Management )
adı verilmektedir.
Bir şirketin bir müşteri siparişini değerlendirmesi, bir derneğin bir üyelik
başvurusunu sonuca bağlaması tipik iş süreçlerdir. Bilinen anlamda bu süreçler,
önceden hazırlanmış formların kurum ilgilileri arasında elden ele dolaştırılması
şeklinde yürütülür. Ne varki önüne bir evrak gelen müdür ve memur, sonraki
aşamaya geçebilmek için çeşitli destek bilgisine ihtiyaç duyar. Örneğin bir
siparişin kabul edilmesi için; stok seviyesinin, müşteri kredi limitinin, satış
fiyatının uygun olup olmadığının kontrolü gerekir. Bütün bunlar akışı
yavaşlatır, hatta durmasına yol açar. Durduğu hallerde aksayan yerin tesbiti
için baştan sona bütün kontrol noktalarında araştırma gerekir. Bazı hallerde
durduğu dahi anlaşılamadan kayıp olur.
- İş süreçlerinin elektronik olarak yürütülmesi;
- Kuralların eksiksiz olarak uygulanmasını sağlayarak disiplin getirir,
- Karar desteği sağlayarak süreci hızlandırır ve hataları engeller,
- Maliyetleri düşürerek verimliliği arttırır,
- Tıkanan darboğaz noktalarının tespit edilmesini sağlar,
- Çıkmaz yola saplanıp kaybolmuş akışların oluşmasını engeller,
- Ürün ve hizmetlerin kalitesini yükseltir,
- Kağıt kullanımını azaltarak çevrenin korunmasına yardımcı olur.
Campus İş Süreçleri Çözümleri, anılan bu avantajları en üst seviyede yerine
getirecek bir seri üründür.
Onay Akış Şemaları
Aşağıda detayları verilen iş süreçlerinde sürecin tipine ve başlangıç noktasına
bağlı olarak bir veya daha fazla onay akış şeması tanımlanabilir.
Onay akış şemaları;
- Bir formun kimden kime akacağını,
- Akışı kimlerin başlatabileceğini,
- Kişilere giden formların gereği için mi yoksa bilgi için mi gideceğini,
- Gereğinin ne olduğunu,
- Başlatan veya bir başkası tarafından iptal edilirse ne olacağını,
- Onay zincirinde bir itiraz olursa ne olacağını belirler.
Her onay seviyesine birden fazla kişi atanarak herhangi birinin işi yapmasına
olanak verir. Onay veya bilgi için önüne gelen kişiler Campus’e girdiklerinde
ve/veya e-posta ve/veya SMS yolu ile uyarılırlar. Akış sistemini tepeden izleyen
yöneticiler akan tüm evrakların pozisyonlarını, tıkanmaları ve darboğazları
inceleyebilirler. Akışı başlatan ise yalnız süreci takip edebilir.
Campus akan evrakların tümü için amaca uygun basıma hazır bir sonuç formu
hazırlayabilir. Aynı anda farklı farklı kurumların (şirketlerin) akan formları
ortak bir havuzda takip edilebilir.
İzin Yönetimi *
Önüne bir izin formu gelen yöneticinin ilk sorunu izin isteyen kişinin talep
etmiş olduğu izini hak edip etmediğidir. İzin hakedişleri iş kanunumuzda
tanımlanmış olmasına rağmen karar o kadar kolay değildir. Kişinin çalışma
süresi, iş aktindeki özel şartlar, cinsiyeti, daha önceki izin ve devamsızlık
durumları, izin istenilen tarihte diğer izinli personel, kişiye ilişkin özel
durumlar (hamilelik, doğum, ölüm, vb) karar verebilmek için gereklidir.
Hakedilmiş izinin hata ile reddi izni isteyende, hakedilmemiş iznin kabulü diğer
personelde memnuniyetsizliği yol açacaktır. Karardaki gecikme ise izin isteyenin
acil bir işini görememesine yol açacaktır. Campus; hakedişler, daha önce
kullanılan izinler, diğer izin kullanacak personel hakkında karar desteği
sağlayarak, hatasız bir karar verilmesini sağlar. Tüm onay işlemlerinden sonra
izinin düzgün olarak kayıtlara geçip, kişinin bordrosuna yansıması yine Campus
tarafından çözümlenmektedir.
Masraf Yönetimi
Saha çalışması yaparak ürün satan, sipariş toplayan veya hizmet veren şirketler,
bu personelin şirket adına harcama yapmasını izin vermektedir. Yemekler,
konaklama giderleri, yakıt alımları, ulaşım giderleri bazen harcırah bazen de
masrafı yap ve beyan et şeklinde karşılanmaktadır. Yapılan masraf beyanları,
gerek masrafı onaylayan gerekse masrafı muhasebeleştiren açısından sıkıntı
yaratmaktadır. Onaylayan kişi; yapılan masrafın bütçeye uygunluğunu, yapan
personelin daha önce yapmış olduğu masrafları, var ise bu iş için alınan iş
avansına uygunluğunu, masrafın yapılmış olduğu müşteri ve müşteri adaylarına
daha önce yapılan masrafları bilmek durumundadır. Muhasebeleştiren kişi ise;
masraf listesinde yazılanların ekindeki evraklara ile uygunluğunu kolayca
kontrol edebilmeli, masraflar ilgili müşterilere faturalanacak ise kolayca
ayıklayabilmeli, masrafın yapıldığı tedarikçileri ayıklayarak form Ba-Bs
beyannamesi için hazırlık yapabilmeli ve nihayetinde bu masraf formlarını
muhasebeleştirebilmelidir. Campus Masraf Yönetimi Modülü, tüm bu sorunlara çözüm
sunmaktadır.
Malzeme İstek Yönetimi *
Kurumlarda çalışan personel işlemlerini yürütebilmek için sürekli olarak
kırtasiye, temizlik, promosyon malzemesi, demirbaş talebi, arızalı teçhizat
bildirimi yapmak durumundadır. Talepte bulunan kişi bu malzemenin stok durumdan
haberdar olmalıdır. Onaylayan kişi ise; stok durumdan, istenilen malzemenin
fiyatından, talebin bütçeye uygunluğunda, talebi yapan kişinin benzer
malzemelerdeki önceki taleplerinden, malzeme bir müşteri için talep ediliyorsa
bu müşteriye verilen diğer malzemelerden haberdar edilmelidir. Talebi
muhasebeleştiren ise, bu fark karşılığı bir müşteriye faturalama yapılacak ise
ayıklayabilmeli, bedeli bir personelden talep edilecek ise ayıklayabilmelidir.
Stok durumu müsait değil veya kritik seviyeye indi ise satın alma
bilgilendirilmedir.
Campus Malzeme İstek Yönetimi modülü tüm bu sorunlara çözüm sunmakta ve
gereğinde kayıtlarda olmayan mal ve hizmet siparişlerine de imkan vermektedir.
Görev Yönetimi
Saha çalışması yaparak satış yapan ve destek veren şirketlerden bir kısmı çağrı
üzerine randevulaşarak hizmet vermektedir. Çağrıyı alan doğrudan işi yapacak
kişi olabileceği gibi bir başkası da olabilmektedir. Gerek çağrıyı alan, gerekse
çağrıya gidilmesi için onay veren kişi; çağrıyı yapan müşteri için daha önceden
verilen hizmetleri, giden personelin performansını denetlemek durumdadır.
Campus Görev Yönetimi, Campus CRM-Müşteri İlişkileri Yönetiminde görebileceğiniz
diğer işlevlerin yanısıra onaya dayalı bu tip görevler için ideal bir çözüm
sunmaktadır.
Avans Yönetimi *
Campus avans konusunu İş Avansı ve Maaş Avansı olarak iki ayrı başlık altında
ele almaktadır.
İş Avansı
İş avansı talebinde; kişinin önceki avanslarını akıbeti, avans bir müşteri için
yapılıyor ise bu müşteri için önceden alınan avansların durumu ve avansın
bütçeye uygunluğu doğrultusunda karar desteği sağlanır.
Maaş Avansı
Maaş avansı talebinde ise; kişinin hali hazırdaki borç alacak durumu, aldığı
avansın ücreti tarafından ne oranda karşılanabileceği, avansın firma
politikalarına uygunluğu konularında karar desteği sağlanır. Alınan avansın
muhasebeleşmesi ve bordroya intikal ettirilmesi sağlanır.
Belge İmza Defteri
Diğer süreçlerden farkı olarak bir form değil; MS Word, Excel, sunum veya
benzeri bir doküman onay için akıtılmaktadır. Bu müşteri için hazırlanmış bir
teklif veya sunum, kamu kurumuna verilmek için hazırlanmış bir yazı, bir iç
sirküler vb olabilir. Doküman onay için dolaştıkça kişiler değişikliklerini
yaparlar ve işlem sona erdiğinde istenirse doküman Campus Belge Yönetimi
sistemine eklenebilir.
Tartışma Yönetimi
Yukarıda anılan süreçlerin tamamı düzenlidir, akış sırası kesin olarak bellidir.
Tartışma yönetiminde ise akış düzensiz ve konuya göre sapmalar göstermektedir.
Örneğin; dışarıdan bir kurum sizden birden çok uzmanlık alanını ilgilendiren bir
konuda görüş istemiştir veya bir pazarlama politikası oluşturulmak için farklı
departmanların görüşüne ihtiyaç vardır. Bu durumda tam olarak başlangıç noktası
ve kimlerin konuya müdahil olacağı belli değildir. Birçok departmanın görüş
belirtmesi uygun olacaktır. Tartışmayı başlatan kişi uygun gördüğü kişilere bu
tartışmayı yönlendirir. Kendine yönlendirme yapılanlar, başkalarına, onlar da
daha başkalarına yönlendirme yapabilir. Yönlendirmede bir sınır yoktur.
Kendisine iş yönlendirilen kişi orijinal veya başkaları tarafından değiştirilmiş
metin veya metinleri kendi üzerine alarak çalışmaya devam eder.
Bu arada başkaları da aynı metinler üzerin çalışabilirler. Herkes kendi bilgi
birikimi doğrultusunda katkılarını yapar. Tartışmayı tepeden izleyen yöneticiler
ise, tartışma kendiliğinden sonlanmıyor ise yeterli gördükleri anda tartışmayı
sonlandırırlar.
Çoğu zaman bu işlem bir ya da daha fazla kişiye mail atılarak görüş toplama
şeklide yapılmaktadır. Ancak bu yöntem kısa sürede kontrolden çıkmakta, kimin ne
yaptığı belirsiz hale gelmektedir. Campus bu işlemlerin bir disiplin altında
sistematik hale getirilmesini sağlamaktadır.
* İzin Yönetimi, Avans Yönetimi ve Malzeme İstek Yönetimi müşteri talepleri
doğrultusunda projelendirilmektedir.